eSocial: 4 razões para saber tudo sobre o sistema antes de 2018

O eSocial é uma ferramenta eletrônica criada pelo Governo Federal, através do Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A ferramenta é uma tentativa de diminuir o número de documentos e burocracias relacionadas as empresas brasileiras e de obter maior controle fiscal.

  1. Qual mudança o eSocial vai trazer para sua empresa?

O Decreto 8.373/2014 que institui o eSocial como uma norma obrigatória, destina-se a todas as empresas (seja micro, média ou macro), independente do ramo de atividade ou segmento. Com esse decreto, a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas empresas aos órgãos governamentais serão unificadas e padronizadas, contendo um cadastro único para lançamento de todos os dados.

  1. Quais documentos e obrigações deixarão de existir?

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Cadastro de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e informações à Previdência Social (GFIP) são alguns dos documentos que deixarão de existir com o eSocial.

Dessa forma, essa mudança demanda maior integração entre os setores de uma empresa para que não haja erro no momento de registrar as informações, visto que qualquer erro pode resultar em multa para as empresas.

Por conta dessa possibilidade, o recomendado é que as organizações façam uso de softwares integrados ao eSocial, que possuam capacidade de comportar todas as informações exigidas. Isso diminui a margem de erros e facilita os registros na plataforma eletrônica.

  1. Como lançar um alto volume de dados?

O software de gestão interna pode auxiliar os Departamentos Pessoais, Recursos Humanos e de Segurança e Saúde Ocupacional (SSO) no controle desse volume de dados de trabalhadores de serão lançados no eSocial. Confira algumas vantagens:

Agilidade: lançar dados em documentos de texto e planilhas demanda tempo de formatação e muita atenção. Mesmo assim, sua empresa pode estar passível de lançamentos duplicados com esse controle manual. Ao utilizar um software de gestão não há tempo desperdiçado e as possibilidades de erros são mitigadas.

Confiabilidade de dados: ao fazer controles de forma manual, o risco de erros é maximizado. Uma plataforma de gestão auxilia para uma maior assertividade no lançamento de informações, fornecendo uma base de dados mais precisa e segura.

Segurança no armazenamento de dados: é extremamente importante que todas as informações relacionadas à Segurança e Saúde Ocupacional dos funcionários estejam em um mesmo local, desde o cadastro de colaboradores até à gestão de estoque de EPI. Os backups de rotina garantirão que nada se perca, independentemente, de qualquer imprevisto, seja um acidente no local ou um problema tecnológico.

Informações integradas: um sistema de gestão permite que os dados sejam lançados apenas uma vez, sendo possível que diversas áreas e pessoas (autorizadas) compartilhem as mesmas informações, dessa forma, evitando qualquer tipo de retrabalho.

Redução de custos: com a tecnologia a favor da empresa, tende a ter economia em hora extra e materiais de escritório como papel e tinta para impressora.

Decisões rápidas: ter acesso rápido aos dados considerados seguros, facilita a tomada de atitudes. Geralmente, os softwares de gestão disponíveis no mercado geram relatórios que possibilitam analisar o cenário de toda a Gestão de SSO.

Controle de prazos: com uma plataforma de gestão não há riscos de perder o prazo dos planos de ações, vencimentos de documentações, pois ele emite um alerta a respeito dos status, permitindo que a empresa acompanhe de maneira precisa e eficaz todas as rotinas.

  1. Como ter uma equipe preparada para essa mudança?

Após observar todas as exigências e mudanças, você pode estar se perguntando de que forma minha equipe deve estar preparada para adequar a rotina da empresa às novas normas do Governo Federal? A melhor forma de preparar seu time é com treinamentos para capacitá-los às exigências do decreto, assim evitando possíveis erros que podem resultar em multas. Com o treinamento adequado – tanto para as mudanças trazidas com o eSocial, quanto para o uso de softwares – sua empresa estará preparada para gerar bons frutos.

Quer saber mais sobre as mudanças do eSocial? Acesse nosso canal no Youtube e confira as dicas práticas que preparamos para você!

Um comentário em “eSocial: 4 razões para saber tudo sobre o sistema antes de 2018

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