Em 2018, as empresas precisarão se preocupar com mais uma mudança proposta pelo Governo Federal: o eSocial. Esse sistema que integra dados tributários, previdenciários e trabalhistas, terá por base informações voltadas à saúde e segurança do trabalhador. Para tanto, a adaptação para o eSocial exigirá dos gestores uma preparação mais assertiva voltada a esta área.
Caso sua empresa ainda não esteja alinhando processos internos para essas mudanças, saiba que isso pode gerar perdas financeiras muito antes do que se imagina. Para que isto não ocorra, separamos a seguir algumas perguntas que farão você compreender melhor o que é o eSocial.
Você sabe o que é eSocial?
Como citado anteriormente, é um sistema idealizado pelo Governo Federal, com a finalidade de unificar informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas, em uma única plataforma online.
Quem precisa aderir ao sistema?
Todas as empresas! Isso mesmo, todas as empresas terão que aderir ao eSocial. Isso se dará porque 15 obrigações que antes eram informadas por meio de documentação tradicional, agora serão implantadas via sistema. Essa regra também se aplica a quem tem empregados domésticos.
E quais são as obrigações que serão integradas ao eSocial?
É importante esclarecer que diversos órgãos públicos fiscalizadores se utilizarão do eSocial para recolher as informações obrigatórias das empresas. São ele: Secretaria da Receita Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Caixa Econômica e Tribunal Superior do Trabalho.
As obrigações que passarão a ser informadas no sistema são:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
A partir de quando passa a valer esse sistema?
O cronograma de implantação do eSocial foi dividido em três fases, cada uma com 5 etapas. No primeiro semestre de 2018, o programa passa a valer para empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões. Em julho, as demais categorias de empresa (micro, pequenas e MEI’s) precisarão estar preparadas para iniciarem suas implantações no novo sistema. Os órgãos públicos terão um prazo mais extenso, iniciarão em janeiro de 2019.
Quando chegar o prazo estabelecido, as empresas seguirão as seguintes etapas: Cadastro de empregados e tabelas; Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas; Folha de pagamento; Substituição da GFIP e Dados de segurança e saúde do trabalhador.
Como se preparar para mudança?
Mesmo que a maioria das empresas ainda tenha um prazo maior para compreender o mecanismo do eSocial, é fundamental que inicie agora essas transformações. O sistema já está aberto para testes, porém você perceberá a necessidade de reavaliar processos internos, principalmente, por haver o envolvimento de várias áreas da empresa. Por isso, indicamos as seguintes etapas para sua adaptação ao eSocial:
1 – Procurar a ajuda de um especialista;
2 – Realizar atualização cadastral dos funcionários;
3 – Reorganização interna de processos;
4 – Treinamento;
5 – Aquisição de softwares de gestão.
Quais os benefícios de se preparar nesta fase inicial?
Iniciar o quanto antes sua preparação para o eSocial evitará erros na plataforma quando ela já estiver ativa oficialmente para o recebimento das obrigações. Induzirá sua equipe a manter um controle interno muito mais sistemático e eficiente. É uma maneira de assegurar o cumprimento de prazos, preservar a saúde e segurança ocupacional e causar a diminuição dos índices de incidentes trabalhistas.
E quais seriam as consequências de deixar para última hora a adequação ao eSocial?
Perdas financeiras! Isso mesmo, a maior consequência será ver seu dinheiro saindo do caixa para pagar multas, indenizações, processos e outros custos. As obrigações pagas ao Governo não sofrerão qualquer tipo de alteração, mas como o sistema será integrado, a fiscalização será mais ágil e o sistema vai detectar com mais facilidade as inconsistência nos dados informados.
O eSocial chega para alinhar as relações trabalhistas, agilizar e modernizar o sistema público de recolhimento e fiscalização. Pode parecer complexo, mas quanto mais cedo sua empresa se adequar a este novo sistema, mas fácil será. E a 2R pode te ajudar com isso. Entre em contato com nossa equipe e saiba quais soluções podemos oferecer para sanar o seu problema. Acesse: http://2rprevencao.com.br/2rpme/