O eSocial traz como proposta a desburocratização do envio de 15 informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias aos órgãos federais. Para empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões, o sistema já é obrigatório. Estas, que possuem todo suporte financeiro e tecnológico, adequaram-se, talvez, com facilidade nesta primeira fase. Agora é a vez das pequenas e médias empresas ajustarem seus processos para a segunda fase. Porém, com menos recursos, de que modo elas podem preparar-se para a implantação do eSocial?
A seguir, vamos indicar 4 passos essenciais para que pequenas e médias empresas comecem a estruturar suas atividades para o atendimento ao eSocial.
1º passo: Realizar uma auditoria interna.
Apesar da proposta de simplificar o envio de dados ao Governo Federal, o eSocial envolve informações complexas e que, se não estiverem totalmente organizadas, vão causar uma grande dor de cabeça para você.
Por isso, nada melhor do que buscar a orientação de um especialista para diagnosticar se estão sendo cumpridas as NR’s, atualização dos dados da folha de pagamento, mapas de riscos, análise de ambiente, pagamento de adicionais (ex.: insalubridade e periculosidade), notificação de acidentes de trabalho, ou seja, verificar tecnicamente se os processos relacionados ao direito, saúde e segurança dos empregados estão sendo feitos de maneira correta.
2º passo: Alinhar as demandas de suas terceirizadas.
Normalmente pequenas e médias empresas não possuem setores internos de contabilidade, recursos humanos e/ou SSO, terceirizando assim estas atividades. Portanto, terceirizadas também tem que mudar seus processos para atender seus clientes. Mas de que maneira?
Os dados que alimentam o sistema do eSocial são enviados em formato de arquivo específico, com codificações próprias e prazos pré-estabelecidos. Seja um escritório de contabilidade ou uma clínica de medicina do trabalho, elas precisam entregar as documentações de acordo com as novas determinações, assinando sua responsabilidade pela veracidade das informações prestadas. Por isso, a sua organização precisa da garantia e suporte adequado das suas parceiras terceirizadas.
3º passo: implantar um sistema de gestão.
A partir do momento que a empresa passar por uma auditoria e conseguir ajustar seus processos às normas técnicas e legais de Saúde e Segurança Ocupacional, ela está apta a implantar um sistema assertivo de gestão nesta área. Como se sabe, todas as empresas são obrigadas a ter um programa de SSO em vigor, independente da sua estrutura ou setor. Como a fiscalização acontecia de forma mais demorada, inúmeras situações passavam impunes. Com o eSocial, essa falha não será mais tolerada, havendo muito mais agilidade da detecção de tais irregularidades. Além da implantação de programas de gestão em SSO, o uso de softwares também facilitará no controle de processos, prevenindo futuras ocorrências.
4º passo: Treinamento.
A preparação das pequenas e médias empresas deve ser consolidada com treinamentos e capacitações que garantam que a equipe atue de forma integrada, seguindo os métodos adotados pelo programa de gestão em SSO voltados ao eSocial. Não somente treinamentos para a alimentação do sistema em si, mas também para a boa atuação dos profissionais em suas funções visando a qualidade de vida, higiene e segurança. Esse procedimento construirá uma cultura interna de segurança ocupacional, em que toda a equipe se envolve nos processos.
Mesmo que ainda faltem alguns meses para que a obrigatoriedade do eSocial valha para as pequenas e médias empresas, elas já devem estar se preparando para esse momento. Como mostrado acima, existem procedimentos cruciais que afetarão diretamente a empresa, caso não sejam cumpridas as etapas de maneira correta. Para que você não caia nesta armadilha, venha conhecer a cartela de serviços que a 2R possui para preparar pequenas e médias empresas para o eSocial. É só entrar em contato conosco acessando http://2rprevencao.com.br/2rpme/.
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